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Incorporar tecnología de la información en la empresa

Posted by on 2.24.21

Nuestros clientes recurren a nosotros porque quieren ordenarse, tener información más exacta y más útil a la hora de gestionar.

En muchos casos los objetivos fijados por sus líderes son claros y correctos. Como negar que una empresa que se proponga contar con información interna y externa de calidad para tomar decisiones está en el camino correcto. Aun así, en algunas circunstancias, vemos a líderes y equipos frustrados. Que creen que no van a poder lograrlo. Algunos incluso parecen no estar en camino a hacerlo.

En el artículo de hoy queremos transmitirles dos ideas:

  • LA INCORPORACIÓN DE TECNOLOGIA ES UN PROCESO. Si estas en el camino, no te desanimes!  La espera y el recorrido van a dar sus frutos.
  • ESTE PROCESO TIENE UN ORDEN NECESARIO. Si empezaste por el final y no estás viendo resultados te proponemos que vuelvas a evaluar tu empresa. En qué lugar del proceso se encuentra. Que metas de corto plazo puede plantearse. Que hizo bien y mal hasta hoy. Como va a seguir.

Excel y planillas de cálculo

Cuando un emprendimiento inicia se concentra en su actividad principal. La administración es secundaria lo importante es poner en funcionamiento la máquina.

En el mejor de los casos los administradores del emprendimiento recurren a planillas de Excel para registrar su información. Empiezan siendo simples y con el paso del tiempo y un mayor entendimiento del negocio se vuelven más sofisticadas y complejas.

Incorporación de un sistema de gestión

A medida que las planillas se hacen más complejas y numerosas, la información empieza a tener inconsistencias. Las planillas no contienen todas las validaciones que deberían. La misma información se replica en diferentes archivos, utilizado por diferentes miembros del equipo. Esto hace necesario conciliar constantemente la información y genera múltiples errores que luego son difíciles de rastrear.

La incorporación de un sistema de gestión en una primera etapa pone foco en la registración. El objetivo es ordenar el caos de información imperante, agilizar la registración y la obtención de informes básicos para la operación (resúmenes de cuenta, listado de cuentas por cobrar o pagar, informes impositivos, resúmenes de caja, listado de cheques en cartera o emitidos, saldos de stock, saldos de fondos).

Control

Pero luego de un tiempo de registración necesitamos pulir la información. Es este el momento donde es necesario incorporar proceso de control. Estos procesos de control permiten identificar errores y omisiones en los procesos de registración y ajustarlos. El objetivo es que la información se encuentre integra y legible. Si en el proceso de registración ingresamos información errónea los informes resultantes van a ser incorrectos. Es por eso que esta etapa es muy importante. Debemos, conciliar bancos, carteras y cupones, controlar cierres de caja, conciliar mayores, verificar saldos de clientes y proveedores, realizar tomas de inventario, etc.

Toma de decisiones

Por último, necesitamos llevar la información a la acción. Durante esta etapa se trabajan informes customizados a la medida de la organización. Necesitamos en esta etapa trabajar en dos sentidos: Resúmenes y detalles.

A la hora de tomar decisiones rápidas o comenzar el análisis de un tema necesitamos información resumida (indicadores o informes cortos). Estos resúmenes nos permitirán tener una visión clara y global de un tema.

Por otro lado, al profundizar el análisis es necesario contar con información detallada y especifica. Esto nos permitirá entender el porqué de los resultados. Y en muchos casos generar ajustes en los procesos de registración y control de la organización.

Si la registración y el control fueron deficientes los indicadores e informes estarán incompletos, desordenados, ilegibles o simplemente erróneos.

Sin lugar a dudas incorporar TI tiene el objetivo de llegar a este último paso. Pero tenemos que entender el valor de los dos anteriores. De que nos sirve tener excelentes informes que reflejen un escenario que no es real? De que nos sirve tener pilas y pilas de datos que luego tengo que trabajar durante un largo tiempo para poder entender?

La buena noticia: El camino no es corto, pero vale la pena. Cuando lleguemos a esta última etapa, habremos crecido, aprendido y consolidado la empresa.

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